Ассистент—это круто

Одно из лучших решений, которое я принял за последние несколько лет—нанимать и научиться работать с ассистентами.

За два с половиной года я поработал с тремя ассистентами—Таней, Аленой и Алесей—и все это время их помощь ОЧЕНЬ СИЛЬНО разгружала меня.

Благодаря ассистентам я:

  • глубже включаюсь в то, что делаю, так как мозгу не приходится держать и обрабатывать бытовые и рутинные контексты и задачи
  • могу в параллель делать Мету, Focus Calendar и вести тренинги, так как Алеся [мой текущий ассистент] делает для меня организацию тренингов настолько простой, что для проведения тренингов мне нужно сделать всего две вещи:
    1. Написать пост в канале "скоро следующий поток"
    2. Прийти на занятия и провести их
  • могу отдыхать по вечерам и на выходных, так как не нужно решать бытовые задачи
  • не встречаю курьеров и не отвечаю на телефонные звонки
  • в среднем чуть меньше напряжен, так как знаю, что в случае срочной задачи/кризисной ситуации у меня есть человек, с которым мы эту задачу/кризисную ситуацию решим вместе

Алеся, спасибо что помогаешь мне. Алёна, Таня, спасибо что работали со мной.

Благодаря вашей работе я могу делать значительно больше.

Как я работаю с ассистентом

Сейчас мой асситент Алеся Чернявская [прошу, не хантите Алесю] и я доволен тем, в каком формате мы с Алесей работаем.

За что отвечает мой ассистент:

  1. Курирует тренинги:
    • аккаунт-менеджмент корпклиентов: обработку входящих лидов, заключение и подписывание договоров [у Алеси есть право подписи], нахождение дат и времени для проведения корптренингов, счета, акты.
    • менеджмент участников открытых тренингов—всех добавить в чатики в слаке, ответить на вопросы, решить проблемы
    • обновление сайта, сертификатов
    • организует поездки, если это выездные тренинги, а у меня их было очень много за последние два года
  2. Менеджерит регулярные и нерегулярные расходы:
    • платит зарплаты части моей команды
    • платит регулярным и разовым фрилансерам и платит за всякую мелочь в Мете, календаре и вообще все-все [это очень большая и важная часть работы ассистента]
  3. Делает разные проекты:
    • прикрутить Яндекс.Кассу к оплате тренингов вместо таймпеда
    • сделать сертификаты
  4. Производит подкаст
    • договаривается с оператором
    • менеджерит монтаж, расшифровку, отвечает за финальный результат
  5. Находит специалистов
    • Алеся на 95% наняла главного бухгалтера в Мету и Focus Calendar!!! А это адового размера задача с обработкой сотен откликов и тестовых на HH, скрининговых интервью, составления Job Description'а
    • Разных специалистов: репетитора по математике, расшифровщика голосовых сообщений, массажиста...
  6. Помогает с бытовыми задачами и покупками:
    • что-то купить: пауербанки, лекарства, цветы домой,
    • заказывать много книжек с амазона
    • регулярные задачи: контролировать что приходит клинер и платить ей, оплачивает интернет дома,
    • куда-то записаться: к врачам, на тренинги и ритриты
    • что-то кому-то передать. Например, мне регулярно нужно передавать книги членам команды.
  7. Обращает мое внимание на мои слепые зоны:
    • например, когда я хочу взять на себя слишком большую нагрузку: например, у меня есть бага, что я могу согласиться на два корптренинга в параллель и Алеся мне аккуратно напоминает про это

Ключевые особенности успешной работы [для меня] с ассистентом следующие:

  1. Нужны регулярные синхронизации. Поначалу мы их делали еженедельно, сейчас ~раз в две недели
  2. У ассистента есть ключ от моей квартиры. Когда я прошу что-то купить, она приходит и кладет это дома. Если передать—забирает что-то
  3. У ассистента есть бюджет, из которого она все оплачивает, при этом я считаю важным не следить строго за этим бюджетом и не требовать строгих отчетов. Если что-то не сходится на несколько тысяч—забиваем. Я раз в пару недель пополняю общий счет
    • суперхак: сделать общий счет в сбербанке. То есть я перевожу деньги на свой счет в сбербанке и они сразу доступны ассистенту в приложении как свои деньги
  4. Не микроменеджерить: у меня был негативный опыт микроменеджмента ассистентов, а это значит, что я скорее ошибся в найме. Нужно искать человека с высоким базовым уровень ответственности.
  5. Минимум вопросов и уточнений со стороны ассистента. Лучше совершить небольшую ошибку, чем уточнять все детали. Формат коммуникации—чатик в телеграме, в который я наговариваю задачи/вопросы голосом, читаю ответы текстом [часто нет возможности слушать], кроме больших объемов информации, там, конечно, нужны войсы
  6. Оплачивать помогалки: просто курьеров и курьеров для тяжелых грузов, микрофрилансеров на делегирование [расшифровки, монтаж..]. То есть мне не важно сэкономить на том, чтобы ассистент что-то сама отвезла на другой конец города или сама монтировала подкаст. Скорее, мне интересно чтобы это случилось и ассистент не потратил на это много времени и усилий.

Магия

Чудеса начинаются в момент, когда с помощью ассистента находятся хитрые возможности, несколько примеров:

  • ехал в такси на жд-вокзал, посреди поездки понял что забыл паспорт, понял что никак не успею и вернуться за паспортом и успеть на поезд. При этом, мозг придумал опцию «вернусь за паспортом, до вокзала доеду на мотоцикле, ассистент вызовет мото-эвакуатор и заберёт мотоцикл от вокзала»
  • В конце прошлого года понял, что пора делать онлайн-тренинг по кастдеву, решил практически всё в организации трансляции делегировать ассистенту. Получилось, и благодаря этому я не просел по выручке в пандемию.
  • остро был нужен главный бухгалтер, а времени и внимания нанимать было очень мало, пришла идея делегировать это Алесе, получилось офигенно!
  • созванивался с Ваней Шишкиным, чтобы помочь ему задизайнить образовательную программу для продактов, в процессе обсуждали много прикольного. Я записывал созвон, пришла идея расшифровать и сделать из этого статью, написал Алесе «Алесь, давай расшифруем». Получилось прикольно

Ассистент—это особенная роль

Вообще, идея нанять ассистента мне пришла случайно и шла по треку "шальная идея, но вдруг сработает". И я плохо понимал а) получится ли б) как искать такого человека и в) как с ним работать.

Сейчас я понимаю, что эта роль подходит и интересна людям:

  • которым важно помогать другим людям и они получают удовольствие от этого
  • кто любит общение с большим количеством людей
  • с высокой базовой ответственностью
  • которым важна свобода локации/времени работы или отсутствия строгих правил офисной/командной работы
  • которым важно учиться у человека, с которым они работают образу жизни и мышления

Например, в самом начале я думал что только я получаю ценность от работы с ассистентом, но постепенно стал понимать, что Таня, Алена и Алеся тоже получали ценность от работы со мной [кроме денег].

Как нанимать ассистента

Я пытался работать с парой сервисов в начале 2018 года, получалось очень плохо. В итоге, нанимал через свой канал в телеграме. Вот описание вакансии на конец 2019 года.
Воронка примерно так выглядела:

Есть сервисы типа delegator24, знаю что они нанимают ассистентов, думаю, это вполне адекватный способ нанять.

Если у вас нет прокачанных соцсетей—тогда нужно идти к хантеру. Кстати, первого ассистента—Таню—я нашёл с помощью Гульжаны Менажиевой. Заплатил Гульжане помоему одну зарплату.

Кажется, адекватная зарплата ~95k, плюс компенсация метро, такси и связи.

Роль ассистента может быть хорошей переходной ролью

Мой первый ассистент—Таня Гудимова—проработала со мной год с весны 2018 по весну 2019. Алена Романова проработала со мной полгода, и Алеся Чернявская—мой текущий ассистент—со мной уже год. Если вы хотите попробовать себя в роли ассистента—можете написать Тане, Алёне и Алесе, думаю, им будет интересно рассказать про свой опыт.

Я предлагал всем моим ассистентам возможность учиться и развиваться в IT/продакт-менеджменте/предпринимательстве и, надеюсь, это давало уверенность принимать решения туда развиваться, необходимые знания и навыки.

Таня устроилась после работы со мной в Яндекс.Практикум. Алеся пробует себя в предпринимательстве.